У нас эту роль выполняет Lotus Notes от IBM.
Там и почта, и всяческие БД. Удобная очень: у нас под каждый проект своя БД, куда все доки сваливаются.
Но тоже - тяжелая. Сталкивался с ней только в крупный компаниях.
http://www-142.ibm.com/software/sw-l.../noteshomepage

Там еще натнулся на QUICKR. C ним не сталкивался, но судя по описанию - Вам тоже может подойти:
http://www-306.ibm.com/software/lotus/products/quickr/