Это называется Багтракер. Он у каждой команды должен быть внутри, просто обязан.
Если бы нам его показали, всем было бы проще. Если его нет снаружи, то стоит завести. Если некому, мы можем помочь с публичным багтрекером. Если и это напряжно (некому заниматься), то уж тему то обязательно надо сделать, писать отметки "Сделано то то и то то" (с правом писания туда только Ильи, как предсатвителя), чтоб мы хоть повторно не писали и не задалбывали форум и разработчиков (если они есть во множественном числе).