Обязательно записывайте на диктофон, камеру. Обязательно перед записью проверьте работоспособность, сделав, короткую черновую запись. Запаситесь запасными кассетами, батарейками, аккумуляторами (если не будет возможности подключиться к электросети). По памяти или по блокноту потом будет сложно всё вспомнить и вопроизвести.
Я думаю полезно было бы связаться с Avia, он уже имеет некоторый опыт подготовки такой встречи. Он находится в Германии, может быть, если это удобно, пригласить Avia на встречу, вдвоём потом будет проще всё вспомнить и описать.